JAMBI – Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi, Dr. Pahmi SY, S.Ag., M.Si., memimpin langsung kegiatan Focus Group Discussion (FGD) pengembangan aplikasi persuratan, Kamis (05/02/2026).
Kegiatan yang berlangsung di Ruang Rapat Wakil Rektor II tersebut bertujuan untuk menyatukan standar administrasi seluruh unit kerja dalam satu ekosistem digital yang terintegrasi.
FGD ini membahas pengembangan Aplikasi Sitama, sebuah sistem yang dirancang untuk mengotomatisasi tata kelola surat-menyurat yang selama ini masih dilakukan secara manual. Melalui aplikasi ini, proses administrasi diharapkan menjadi lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.
Dalam pemaparan kerangka sistem, Aplikasi Sitama dilengkapi sejumlah fitur strategis, antara lain manajemen penomoran surat melalui mekanisme booking dan generate nomor secara otomatis guna mencegah duplikasi.
Selain itu, tersedia alur surat masuk dan disposisi digital yang memungkinkan penginputan surat disertai instruksi, batas waktu penyelesaian, serta pemantauan status secara real-time.
Aplikasi ini juga menyediakan modul surat keluar yang memungkinkan pembuatan maupun penginputan surat yang terintegrasi langsung dengan proses penandatanganan.
Seluruh dokumen tersimpan dalam sistem arsip dan pencarian digital yang dilengkapi berbagai filter untuk memudahkan pelacakan data surat secara cepat dan efisien.
Dr. Pahmi SY menegaskan bahwa pengembangan aplikasi ini berorientasi pada peningkatan kualitas layanan administrasi bagi seluruh civitas akademika UIN STS Jambi.
Sejumlah dokumen penting yang menjadi prioritas digitalisasi meliputi surat tugas pimpinan dan dosen, surat cuti mahasiswa yang dapat diajukan secara daring melalui dasbor khusus, serta surat rekomendasi dan laporan administratif lainnya.
Selain fungsi operasional, Aplikasi Sitama juga dilengkapi dengan fitur pelaporan komprehensif, mencakup laporan surat masuk, surat keluar, hingga rekapitulasi disposisi. Fitur ini memungkinkan pimpinan untuk memantau kinerja administrasi di setiap fakultas dan unit kerja secara transparan dan akuntabel.
Kegiatan FGD ini dihadiri oleh para Kepala Bagian Fakultas, Ketua Tim Kerja Organisasi dan Kepegawaian, serta tim Unit Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (UTIPD) selaku pengembang teknis sistem.
Melalui pengembangan aplikasi persuratan ini, UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi menegaskan komitmennya dalam mewujudkan tata kelola administrasi berbasis digital menuju sistem paperless yang profesional dan berdaya saing.